视频会议申请流程PPT

目的与范围本流程旨在明确公司内各部门间视频会议的申请、协调与审批流程，提高会议效率，降低会议成本，确保跨部门、跨地域的协作与沟通顺畅进行。本流程适用于公司...

目的与范围本流程旨在明确公司内各部门间视频会议的申请、协调与审批流程，提高会议效率，降低会议成本，确保跨部门、跨地域的协作与沟通顺畅进行。本流程适用于公司内部各部门、团队及员工。流程说明发起申请需求部门或个人需向视频会议管理部门（以下简称“管理部门”）发起申请，明确会议主题、时间、参会人员、设备需求等信息初审管理部门收到申请后，进行初审，主要审核会议的必要性、时间安排及设备需求等。初审通过后，进入下一步流程协调资源管理部门根据申请需求，协调视频会议系统管理员（以下简称“管理员”），确保会议所需的设备、网络等资源准备就绪审核确认管理员对会议资源进行审核确认，确保设备运行正常，网络通畅，并根据需求配置相应的视频会议系统通知参会人员经审核确认后，管理部门负责通知参会人员会议相关信息，包括时间、地点、登录方式等。参会人员需提前进行设备测试，确保会议顺利进行召开会议会议开始前，管理员负责检查设备运行情况，确保会议正常启动。参会人员按照通知的信息登录视频会议系统，进行相关议程记录与反馈会议结束后，管理部门负责整理会议记录，并将会议结果反馈给申请部门及相关领导。如有需要，可对会议进行录像回放，以便后续查阅费用报销如涉及外部单位或供应商参与的视频会议，申请部门需在会议结束后的一周内提交费用报销申请。报销申请需注明会议详情、费用明细等，经审批后由财务部门进行支付总结与改进管理部门定期对视频会议申请流程进行总结评估，针对存在的问题进行改进优化，提高流程效率责任分工发起申请部门负责提出视频会议需求，明确会议主题、时间、参会人员等信息视频会议管理部门负责对申请进行初审、协调资源、通知参会人员、记录与反馈结果等管理员负责审核确认会议资源，配置视频会议系统，确保设备运行正常与网络通畅财务部门负责对涉及外部单位或供应商参与的视频会议费用进行报销领导审批相关领导负责对视频会议申请进行最终审批流程图与附件请参考附图1：“视频会议申请流程图”。如有其他相关附件或文档，请在本文档中予以说明。如有需要，可自行下载查看。其他说明本流程仅供参考实际操作中可根据公司具体情况进行调整优化在使用视频会议系统时请遵守公司相关规定，确保信息安全与隐私保护若涉及外部单位或供应商参与的视频会议请提前了解相关法律法规，确保合规操作